Bycie freelancerem wymaga nie tylko kreatywności i sprostania wymogom prawnym, ale również prawidłowego rozliczenia z fiskusem z osiąganych dochodów. W dzisiejszym poście podpowiadamy, jak poruszać się wśród skomplikowanych przepisów oraz jak zorganizować działalność, żeby skorzystać z preferencji podatkowych proponowanych przez Ustawodawcę.

I. Zwróć uwagę, w jakim charakterze działasz

Pierwsza rzecz, jaką freelancer powinien sobie uświadomić, to forma, w jakiej proponuje i świadczy usługi. Wykonywanie projektów prywatnie a pod szyldem firmowym to zupełnie odmienne światy podatkowe. Wybór w tym względzie nie jest dowolny, ale wynika z przesłanek obiektywnych. Freelancer będzie uznany za prowadzącego działalność gospodarczą, jeżeli świadczy usługi w danej branży w sposób zorganizowany i ciągły. Rzecz jasna nie są to kryteria precyzyjne, więc ich spełnienie należy badać oddzielnie w każdym przypadku/branży.

Najwięcej problemów sprawia określenie, czy działalność jest zorganizowana.

Brak zatrudnionych pracowników lub wynajętego biura (działalność prowadzona w domu) nie oznacza jeszcze, że usługi nie są wykonywane pod szyldem firmowym. Ogłaszanie się w lokalach, prasie lub Internecie, rozdawanie ulotek, stworzenie strony internetowej, która opisuje świadczoną działalność (niekoniecznie wysoce profesjonalnej) albo posługiwanie się logiem – mogą zostać odczytane jako działania w sposób zorganizowany. Istotna jest też liczba i charakterystyka odbiorców usług freelancera. Zawarcie umów o dzieło z kilkoma powiązanymi spółkami działającymi w tym samym budynku prawdopodobnie samo w sobie nie będzie się kwalifikować jako działalność gospodarcza, natomiast zawarcie kilkunastu umów z odbiorcami działającymi w różnych branżach – owszem.

Z kolei usługi świadczone w sposób ciągły to nie tylko te wykonywane w każdym miesiącu lub kwartale. W tym wypadku liczy się całokształt działalności i to, czy freelancer pozostaje w stałej gotowości wykonywania określonych projektów na rzecz szerokiej grupy klientów.

Działalność gospodarcza a działalność „prywatna”

Działalność gospodarcza i „prywatna” (bez rejestracji) mogą też współegzystować. Przykładowo, freelancer przygotowujący grafiki komputerowe może również incydentalnie udzielać korepetycji z informatyki. W tym drugim wypadku będzie on zazwyczaj rozliczał swoje dochody jako pochodzące z działalności wykonywanej osobiście. Trzeba w tym miejscu zaznaczyć, że mniej istotny jest rodzaj podpisywanej umowy. Umowy o dzieło lub zlecenie podpisywane w ramach działalności gospodarczej nie zmieniają jej kwalifikacji na działalność prywatną.

Linię podziału wyznacza to, czy dany segment usług odbiega od przedmiotu działalności firmowej, czy ma charakter sporadyczny i czy przy ich świadczeniu nie są używane firmowe zasoby.

Działalność gospodarcza – przywileje i obowiązki

Podstawowym przywilejem podatkowym, jaki przysługuje przedsiębiorcom, jest możliwość wyboru podatku liniowego 19%. Decyzję należy jednak dokładnie przemyśleć, gdyż rozliczenie liniowe uniemożliwia wspólne opodatkowanie z małżonkiem, a które w danych okolicznościach może się okazać korzystniejsze. Co więcej, stawka 19% nie przysługuje, jeżeli usługi są świadczone na rzecz byłego (do 2 pełnych lat kalendarzowych wstecz) lub obecnego pracodawcy.

Innym ważnym aspektem rozliczeń działalności firmowej jest szeroki katalog kosztów uzyskania przychodu. Do majątku firmowego można przenieść i poddać amortyzacji m.in. samochód, komputer czy część lokalu mieszkalnego (istnieje możliwość dokonania podziału w taki sposób, aby nie doprowadzić do podwyższenia podatku od nieruchomości). Freelancer-przedsiębiorca będzie miał też możliwość odliczać VAT od dokonanych zakupów (w tym kontekście trzeba pamiętać o zbieraniu i przechowywaniu faktur).

Z drugiej strony, działalność gospodarcza to też szereg dodatkowych obowiązków. Przedsiębiorca musi samodzielnie obliczać i odprowadzać VAT (limit zwolnienia wynosi 150.000 zł sprzedaży rocznej netto, ale nie przysługuje on już np. doradcom), zaliczki na podatek dochodowy oraz składki ZUS, a także prowadzić ewidencję podatkową i przechowywać dowody zakupów i wykonanych usług. Obowiązki te łagodzi w pewnym stopniu możliwość wyboru rozliczeń kwartalnych.

Działalność „prywatna” – przywileje i obowiązki

Freelancer nieprowadzący działalności gospodarczej rozlicza się z klientami najczęściej na podstawie umów o dzieło, umów zlecenia lub po prostu na podstawie składanych zamówień.

Swoje dochody rozlicza skalą podatkową 18/32%, ale przysługuje mu możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodu w wysokości 50% przychodów (w przypadku rozporządzania prawami autorskimi lub prawami własności przemysłowej) lub 20% (w pozostałych przypadkach).

Ponadto, umowy o dzieło zawarte z podmiotem innym niż pracodawca, nie podlegają składkom ZUS (w przypadku umów zlecenia składki ZUS mogą być ograniczone do jednej umowy, zawartej nie z pracodawcą, jeżeli przewiduje ona wynagrodzenie w wysokości co najmniej płacy minimalnej brutto). Wreszcie, nie ma przeszkód, żeby freelancer działający prywatnie rozliczał się wspólnie z małżonkiem.

Wskazane wyżej aspekty powodują, że, mimo stosowania skali podatkowej, wykonywanie usług na podstawie umów o dzieło lub zlecenia, może okazać się dużo korzystniejsze niż rozliczenia w ramach działalności gospodarczej. Szczególnie będzie to widoczne w sytuacji, gdy freelancer nie ponosi wysokich wydatków związanych z prowadzeniem firmy.

Nie można jednak zapominać o tym, że istnienie działalności gospodarczej ustalane jest w oderwaniu od zamiarów freelancera. Przy większym rozmachu świadczonych usług skonstruowanie swojej działalności jako prywatnej może okazać się po prostu niemożliwe.

Co więcej, Ustawodawca utrudnił w ostatnim czasie rozliczanie kosztów uzyskania przychodu w sposób ryczałtowy. Po pierwsze, 50-procentowe koszty nie mogą przekroczyć rocznie połowy pierwszego progu podatkowego (ok. 40.000 złotych). Po drugie, organy podatkowe zajmują stanowisko, że po przekroczeniu ww. limitu, podatnik nie może uwzględnić kosztów ryczałtowych 20%. Pozostaje mu wówczas wykazanie wydatków przekraczających kwotę 40.000 zł rocznie, co w wielu przypadkach działalności freelancerskiej może okazać się trudne.

II. Rozliczenia podatkowe. Sposoby rozliczenia usług świadczonych przedsiębiorcom i osobom prywatnym 

Ustaliwszy czy działalność jest wykonywana prywatnie czy pod szyldem firmowym, freelancer powinien następnie zwrócić uwagę, kto jest odbiorcą jego usług. Okazuje się, że inaczej będą wyglądać jego obowiązki podatkowe w sytuacji, gdy świadczy usługi przedsiębiorcy, a inaczej, gdy jego klienci to osoby prywatne.

  • przedsiębiorca – przedsiębiorca

Jeżeli freelancer prowadzący działalność gospodarczą świadczy usługi innym firmom, zobowiązany jest przede wszystkim do wystawienia faktury VAT. Musi nie tylko zebrać dane o swoim kontrahencie (w tym numer VAT), ale również sprawdzić jego siedzibę dla celów podatkowych. Jeżeli usługi są wykonywane na rzecz kontrahenta posiadającego siedzibę działalności gospodarczej w innym państwie, to freelancer powinien wystawić fakturę z tzw. odwrotnym obciążeniem i koniecznie uzyskać, a następnie sprawdzić (np. w bazie VIES, freelancer powinien wówczas przechowywać wydruk z takiej bazy) europejski numer VAT swojego odbiorcy. Dla bezpieczeństwa, aby uniknąć późniejszych problemów w związku z badaniem oszustw w VAT, powinien również sprawdzić podstawowe informacje o swoim kontrahencie i najlepiej podpisać umowę lub ustalić przynajmniej w formie e-mail warunki współpracy.

  • przedsiębiorca – osoba prywatna

W przypadku świadczenia usług firmowych osobom prywatnym największym wyzwaniem może okazać się konieczność prowadzenia kasy fiskalnej. Z roku na rok pozostaje coraz mniej zwolnień w tym zakresie (limit sprzedaży niepodlegającej kasie fiskalnej wynosi zaledwie 20.000 zł). Nie mniej, warto przeanalizować rozporządzenie Ministra Finansów pod kątem swojej działalności – przykładowo, wyłączona z obowiązku ewidencjonowania kasą fiskalną jest obsługa rynku nieruchomości.

Należy pamiętać, że oprócz rachunku osoba prywatna może również zażądać faktury VAT. W takiej sytuacji fakturę należy wystawić w ciągu 7 dni (a nie do 15 dnia następnego miesiąca, jak w przypadku sprzedaży na rzecz firm).

  • osoba prywatna – przedsiębiorca

Freelancerzy świadczący usługi w charakterze prywatnym na rzecz przedsiębiorców stoją w sytuacji o tyle komfortowej, że wszelkie rozliczenia podatkowe i ZUS są dokonywane bez ich udziału. Warto jednak w każdym przypadku sprawdzić, czy firma nie zaniżyła kosztów uzyskania przychodu (np. istniała możliwość zastosowania kosztów autorskich 50%) oraz czy nie naliczyła bezpodstawnie składek ZUS. Warto ustalić te aspekty już przy nawiązaniu współpracy.

Freelancer działający prywatnie na rzecz firm nie ma obowiązku wystawiania za swoje usługi rachunku, ale najczęściej będzie to pożądane przez usługobiorcę. Co więcej, wystawienie rachunku to okazja, żeby wskazać wyliczenia podatkowo-składkowe, jakie wg freelancera powinny zostać zastosowane. Wreszcie, gromadzenie rachunków i innych dowodów wykonania dzieła jest niezbędne, zważywszy na możliwość potencjalnej kontroli podatkowej.

  • osoba prywatna – osoba prywatna

Freelancer działający prywatnie na rzecz innych osób prywatnych nie ma obowiązku wystawiania dokumentów podatkowych, chyba, że zażąda tego odbiorca. Warto jednak rozważyć rutynowe wystawianie rachunków i zbieranie dowodów wykonania usług (np. opracowania, maile, raporty), gdyż w przeciwnym wypadku organy podatkowe mogą uznać prowadzoną działalność za fikcyjną.

Freelancer w opisanej sytuacji powinien również pamiętać, żeby samodzielnie dokonać rozliczeń podatkowych z tytułu uzyskiwanych dochodów. Wprawdzie jego działalność jest wyłączona z VAT i najczęściej z obowiązku opłacania składek ZUS, ale musi co miesiąc wpłacać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Nie obciąża go wprawdzie obowiązek prowadzenia ewidencji podatkowej, ale mimo wszystko powinien rozważyć jej posiadanie – szczególnie jeżeli wykazuje koszty uzyskania przychodu inne niż ryczałtowe (wówczas również obowiązkowo dowody poniesienia wydatków).

***

Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz porady prawnej w zakresie rozliczeń podatkowych? Skontaktuj się z nami przez formularz kontaktowy lub napisz bezpośrednio na kontakt@lookreatywni.pl.

fot. zdjęcie autorstwa pogonici pochodzi z banku zdjęć Fotolia