Jak chronić know-how firmy?

Wciąż niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że know-how w dzisiejszych czasach to jeden z najważniejszych składników niemajątkowych ich firmy. Know-how – co tak naprawdę kryje się pod tym pojęciem?

Co to jest know-how?

Prawo unijne definiuje know-how jako pakiet nieopatentowanych informacji praktycznych, wynikających z doświadczenia i badań, które to informacje są niejawne, czyli nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne; istotne, czyli ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową; i zidentyfikowane, czyli opisane w wystarczająco zrozumiały zrozumiały sposób, aby można było sprawdzić czy spełniają kryteria niejawności i istotności (tak: art. 1 pkt 1 rozporządzenia Komisji (WE) nr 772/2004 z 7 kwietnia 2004 r. w sprawie stosowania art. 81 ust. 3 Traktatu do kategorii porozumień o transferze technologii).

Know-how firmy w praktyce

W praktyce know-how rozumiany jest najczęściej jako wszelkie informacje o charakterze technicznym, organizacyjnych lub handlowym, które mają mniej lub bardziej unikalny charakter i stanowią dla przedsiębiorcy wartość gospodarczą.

Przykładami know-how mogą być różnego rodzaju informacje techniczne dotyczące stosowania innowacyjnych rozwiązań, wyniki badań naukowych, wypracowane metody produkcji, niezarejestrowane wzory użytkowe czy nieopatentowane wynalazki.

Polski system prawa nie wykształcił jeszcze jednej, ogólnej definicji know-how. W praktyce know-how przedstawiane jest często jako tajemnica przedsiębiorstwa, której definicję legalną znajdziemy w art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu:

przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności.

Porównując know-how i tajemnicą przedsiębiorstwa bez wątpienia można wskazać wiele elementów wspólnych. Nie powinno jednak używać się tych obu pojęć zamiennie. Tajemnica przedsiębiorstwa jest bowiem pojęciem dużo szerszym niż know-how. Nie każda informacja chroniona jako tajemnica przedsiębiorstwa będzie chroniona jako know-how. Pozytywny aspekt tej sytuacji jest jednak taki, że regulacje prawne dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa (jako zjawiska szerszego pojęciowo) odnoszą się również do know-how.

Konieczność zachowania poufności

Zgodnie z przepisami prawa informacje stanowiące know-how firmy będą chronione tylko wtedy, gdy pozostaną nieujawnione do wiadomości publicznej.

Kluczowe dla ochrony know-how jest zatem zapewnienie bezpieczeństwa informacji mających dla firmy wartość gospodarczą. Przedsiębiorca musi podjąć świadome działania mające na celu zachowanie ich w poufności. Jakie?

Ochrona know-how: O co warto zadbać?

• W pierwszej kolejności warto zadbać o zapewnienie bezpieczeństwa obrotu informacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. W tym celu warto zawierać z pracownikami, współpracownikami i kontrahentami umowy o zachowaniu poufności. W umowach powinno znaleźć się wyraźne wskazanie informacji, które mają być chronione i nieujawnione osobom trzecim. Często jednak zdarza się tak, że zakres informacji chronionych jako know-how firmy jest tak szeroki, że dokładne ich wskazanie w umowie nie jest możliwe. Dlatego warto dodatkowo, w codziennym obrocie informacji i dokumentów w firmie, informować pracowników, współpracowników, dostawców czy kontrahentów o tym, że dane informacje są poufne i należy zachować je w poufności.

• Warto przy tym stosować zasadę udostępniania określonych informacji stanowiących know-how firmy tylko tym osobom, które rzeczywiście powinny je mieć (na przykład poprzez unikanie prowadzenia długich, grupowych konwersacji mailowych w trybie „odpowiedz wszystkim”).

• Dobrą praktyką jest regularne odświeżanie haseł dostępu w firmowych komputerach i programach do odbioru skrzynki elektronicznej oraz wprowadzenie w firmie nawyku niszczenia zbędnych dokumentów.

• Firma świadoma znaczenia swojego know-how powinna ponadto dbać o bezpieczne przechowywanie wartościowych dokumentów: umów, wyników badań, planów rozwoju, informacji technicznych czy ważnej korespondencji oraz mieć kontrolę nad tym, kto odwiedza firmę i do jakich pomieszczeń ma dostęp.

Komercjalizacja know-how firmy

Informacje chronione jako know-how – podobnie jak inne przedmioty prawa własności intelektualnej – mogą być przedmiotem obrotu gospodarczego o określonej wartości majątkowej. Warto dbać o ich ochronę nie tylko zatem ze względu na możliwość poniesienia ewentualnych strat ale również (a może przede wszystkim) mając na uwadze ich potencjał komercjalizacyjny.

Najczęściej spotykanym w praktyce sposobem komercjalizacji know-how jest licencjonowanie, a więc udzielanie innym podmiotom obrotu gospodarczego zgody na korzystanie z informacji stanowiących know-how firmy.

Taka umowa o korzystanie z know-how powinna mieć formę pisemną i precyzyjne określać przedmiot umowy – zakres udostępnianego know-how.

Zanim jednak dojdzie do podpisania umowy licencyjnej przedsiębiorcy muszą przejść przez etap negocjacji umownych, a te mogą być dla potencjalnego licencjodawcy ryzykowne. Już bowiem na etapie negocjacji umownych dochodzi przecież do wymiany ważnych gospodarczo informacji stanowiących know-how firmy. Mając to na względzie polski ustawodawca wprowadził do kodeksu cywilnego art. 72 § 1, zgodnie z którym jeżeli w toku negocjacji strona udostępniła informacje z zastrzeżeniem poufności, druga strona jest obowiązana do nieujawniania i nieprzekazywania ich innym osobom oraz do niewykorzystywania tych informacji dla własnych celów, chyba że strony uzgodniły inaczej.

Co więcej, w razie niewykonania lub nienależytego wykonania wskazanych wcześniej obowiązków uprawniony może żądać od drugiej strony naprawienia szkody albo wydania uzyskanych przez nią korzyści.

Aby uniknąć tego typu problemów dobrym rozwiązaniem jest – jeszcze przed podjęciem negocjacji – podpisanie przez strony przystępujące do negocjacji dodatkowo odrębnej mowy zobowiązującą do nieujawniania i do zaniechania wykorzystywania na własną rękę przekazywanych sobie w czasie negocjacji informacji.

Informacje chronione jako know-how firmy przedsiębiorca powinien świadomie chronić przed ujawnieniem ich osobom niepowołanym nie tylko zatem ze strachu przed ewentualnymi stratami majątkowymi ale również – a może przede wszystkim – mając na uwadze potencjał zarobkowy, który mieści się w know-how firmy.

***

grafika pochodzi z banku zdjęć Fotolia