Negocjowanie i zawieranie umów przez fotografów – Fotograficzny Mastermind #47

Opublikowano

W poniedziałek 9 listopada odbyło się kolejne spotkanie online w ramach cyklu Fotograficzny Mastermind. Tym razem rozmawialiśmy o negocjowaniu i zawieraniu umów przez fotografów. Czym jest Fotograficzny Mastermind? Fotograficzny Mastermind to cykliczne spotkania ludzi, którzy kochają fotografię. Od kilku miesięcy mam ogromny zaszczyt być częścią tego cudownego kolektywu pasjonatów fotografii i zabierać głos w sprawach dotyczących prawnych aspektów fotografii. Zapraszam na podsumowanie wczorajszej rozmowy i zestaw przydanych linków.

Zawieranie umów przez fotografów czyli po co komu umowa?

Zaufanie, na którym opiera się współpraca pomiędzy fotografem a klientem to fundament każdej dobrej relacji biznesowej. Aby ułatwić jego zbudowanie i utrzymanie warto ustalić, na jakich zasadach będzie opierać się współpraca na linii fotograf-klient. W klasycznym rozumieniu „umowa” kojarzy  się z formalnym dokumentem zawierającym liczne paragrafy i skomplikowane formułki. Czy rzeczywiście umowa musi mieć formę pisemną? I kiedy w rzeczywistości dochodzi do zawarcia umowy pomiędzy fotografem a klientem?

Czy zawsze konieczna jest forma pisemna?

Nie. Aby doszło do skutecznego zawarcia umowy pomiędzy stronami nie jest konieczne podpisanie umowy w „klasycznej”, pisemnej formie. Aby doszło do skutecznego zawarcia umowy wystarczy, aby strony dokonały „zgodnego oświadczenia woli” w jakiejkolwiek formie (może być to np. gest).

(…) wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli) (art. 60 kodeksu cywilneg)

Zasady współpracy pomiędzy fotografem a klientem mogą być zawarte na przykład w formie dokumentowej (77 [2] KC), tj.:

  • w formie wiadomości e-mail,
  • w formie treści SMS;
  • a nawet w formie ustnej.

Każdy fotograf ma prawo swobodnie podjąć decyzję co do tego czy, z kim i na jakich warunkach chce zawrzeć umowę. Zgodnie z generalną zasadą swobody umów strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, „byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie lub zasadom współżycia społecznego” (art. 353 (1) KC). W odniesieniu do prawa autorskiego zasada swobody umów doznaje jednak pewnych ograniczeń. Jakich? Kiedy forma pisemna umowy jest obowiązkowa?

Obowiązkowa forma pisemna

Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz umowa licencyjna (licencja wyłączna) musi mieć formę pisemną, o czym mówi art. 53 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych:

Umowa o przeniesienie autorskich praw majątkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 53 pr.aut.)

Jeżeli więc naszemu klientowi zależy na tym, aby nabyć prawa autorskie do zdjęć lub chociaż licencję wyłączną na ich swobodne wykorzystywanie to forma pisemna umowy będzie obowiązkowa.

Zawarcie umowy w formie pisemnej oznacza, że strony umowy składają na umowie swoje własnoręczne podpisy i przekazują (przykładowo: przesyłają tradycyjną pocztą) drugiej stronie egzemplarz umowy ze swoim podpisem. Każda ze stron powinna finalnie posiadać egzemplarz umowy z własnoręcznie złożonym podpisem zarówno swoim, jak i drugiej strony (nie tylko kopię czy skan).

Niedoceniana siła oferty

Od czego warto rozpocząć „negocjacje” umowy? Pierwszym, bardzo ważnym krokiem na drodze do ustalenia zasad współpracy biznesowej jest przesłanie klientowi oferty. Z mojego doświadczenia wynika, że moment przesłania oferty jest często niedoceniany przez twórców, a sama oferta rozumiana jest bardzo wąsko – najczęściej jako wskazanie konkretnej kwoty wynagrodzenia.

A przecież prezentacja oferty to dokonały moment do tego, aby poinformować drugą stronę nie tylko o wysokości wynagrodzenia ale również o warunkach współpracy, które ze strony fotografa są „nienegocjowanlne”. To również dobry moment na przedstawienie możliwości (np. różnych sposobów dyspozycji prawami autorskimi), z których klient może swobodnie wybierać. Od tego, który wariant wybierze klient, zależeć będzie finalny kształt będzie umowy oraz czy zaistnieje konieczność podpisania umowy w klasycznej formie pisemnej. Zachęcam zatem do tego, aby dobrze wykorzystać moment przesłania oferty klientowi i przemyśleć jej treść.

Zaliczka a zadatek

Podczas wczorajszej rozmowy padło również pytanie o różnicę pomiędzy zaliczką a zadatkiem. Zacznijmy od popularnej zaliczki. Co do zasady, zaliczka to pewna kwota X, która – w przypadku prawidłowego wykonania umowy – zostaje zaliczona na poczet świadczenia głównego. Przykładowo, jeżeli strony umówiły się, że wynagrodzenie za wykonanie sesji zdjęciowej to 5000 zł, a fotograf otrzymał na początku współpracy zaliczkę w wysokości 1000 zł, to po zakończeniu pracy fotograf otrzyma finalnie 4000 zł (świadczenie główne zostanie odpowiednio zmniejszone): 5000 zł – 1000zł = 4000 zł. Natomiast w razie niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, zaliczka będzie podlegać zwrotowi jako świadczenie nienależne.

Zadatek to natomiast zabezpieczenie na przykład na rzecz zamawiającego (klienta) na wypadek sytuacji, gdyby przyjmujący zamówienie (fotograf) nie wywiązał się ze swojego zobowiązania. Przyjmujący zamówienie (fotograf), który nie wykona swojego zobowiązania ze swojej winy będzie musiał zwrócić klientowi zadatek w dwukrotnej wysokości. Rola zadatku jest zatem szersza niż zaliczki – pełni on rolę ochronną umacniając wykonanie zobowizania.

Podsumowując, zadatek stanowi formę zabezpieczenia wykonania umowy, natomiast zaliczka jest wyłącznie częściowym spełnieniem świadczenia głównego.

Zawieranie umów przez fotografów – przydatne linki 

Zanim zaproszę Cię o obejrzenia i wysłuchania nagrania z wczorajszej rozmowy chciałabym przedstawić kilka przydatnych linków, które – jak sądzę – pomogą Ci w lepszym rozumieniu umów i ich negocjowaniu.

Zawieranie umów przez fotografów – zapis rozmowy

Podczas wczorajszego spotkania na żywo rozmawialiśmy o negocjowaniu i zawieraniu umów przez fotografów. Moimi rozmówcami byli doświadczeni twórcy:

Spotkanie prowadził Michał Mrozek – pomysłodawca Fotograficznego Mastermind’a, twórca PokochajFotografię.pl.

***

PS. Szukasz bezpiecznego wzoru umowy? Zapraszam Cię do zajrzenia do sklepu z dokumentami gdzie znajdziesz (między innymi) wzór umowy na wykonanie sesji zdjęciowej z ze zgodą na utrwalanie i rozpowszechnianie wizerunku.

Zobacz także:

Czy wiesz, że Lookreatywni to nie tylko baza wiedzy?

Jesteśmy zaufanym partnerem, który nie tylko doradza i zabezpiecza klienta pod względem prawnym, ale również wspiera go biznesowo.
Darmowy wzór umowy o dzieło dla Ciebie

Dla subskrybentów newslettera przygotowaliśmy specjalny wzór umowy o dzieło, który bez problemu możecie wykorzystać w swojej codziennej pracy