Umowa vs. emocje + komunikacja czyli co jest potrzebne aby zawrzeć umowę?

Biznes

Magdalena Miernik

Opublikowano 15 marca 2023

Wielu przedsiębiorców traktuje umowy jako zło konieczne lub jako niepotrzebny formalizm. Nikt nie lubi przechodzić przez tę całą „ zbędną papierologię”. Nikt nie lubi ustalać zasad współpracy bo to przecież nic przyjemnego lub wygodnego. A nuż trafimy na obszar, który będzie problematyczny i który „zepsuje” dobrze zapowiadającą się relację? Lepiej (bezpieczniej?) uznać umowę za niepotrzebny formalizm i po prostu liczyć na to, że współpraca przebiegnie „dobrze” – bez konieczności zawierania umowy, prawda? Nie prawda. Co jest niezbędne do tego, aby pomiędzy stronami doszło do zawarcia umowy? I jak ważną rolę w procesie negocjacji umowy odgrywają emocje? Zapraszam do lektury.

Dlaczego zawieranie umów jest trudne?

Po latach pracy jako doradca jestem absolutnie przekonana, że „zawarcie umowy” a „zawarcie dobrej umowy w dobrym stylu” to dwie zupełnie inne rzeczy.

Z moich doświadczeń wynika, że umowy są wyzwaniem dla większości ludzi przede wszystkim dlatego, że dobra umowa jest wynikiem dobrej komunikacji i otwartej postawy na drugiego człowieka. A te niejednokrotnie stanowią wyzwanie. Zaryzykuję stwierdzenie, że większość sporów moich klientów nigdy nie miałaby miejsca gdyby bohaterzy tych sporów umieli się ze sobą prawidłowo komunikować i otwarcie mówić o swoich potrzebach już na etapie negocjacji treści umowy czyli zasad, na jakich powinna opierać się przyszła współpraca.

umowa jest wynikiem dobrej komunikacji i otwartej postawy na drugiego człowieka

Dlaczego mamy taki problem z otwartą komunikacją? Po pierwsze dlatego, że nikt nas jej nie uczy. Nie istnieje w szkole przedmiot lekcyjny o nazwie „komunikacja”. Nikt nie mówi (również nam, prawnikom) jak mówić, aby być zrozumianym. A jeżeli już – najczęściej w trudach dnia codziennego i przy okazji wyzwań w życiu zawodowym i prywatnym – poznajemy ogólne zasady komunikacji to szybko okazuje się, że i to nie wystarczy. Dlaczego? Dlatego, że dobra komunikacja to nie tylko słowa. Dobra komunikacja jest efektem określonego stanu psychiczno-emocjonalnego. Efektem otwartej, empatycznej postawy, która jest bardzo trudna do osiągnięcia „tylko” poprzez słowa 🤲

To dlatego często w chwilach zagubienia lub bezsilności przedsiębiorcy zwracają się po pomoc do prawnika. Potrzebują bowiem wsparcia osoby nie tylko z odpowiednią wiedzą ale również z odpowiednim nastawieniem i dystansem emocjonalnym do sprawy, z którą się mierzą. Szukają osoby, która spojrzy na sprawę z odpowiedniej odległości i obiektywnie ją oceni.

Niektórzy z Was mogą się zdziwić dlaczego piszę o właściwej postawie mentalnej, o emocjach i o komunikacji. Pracując jako doradca od 2013 r. każdego dnia obserwuję, jak bardzo emocje i postawa życiowa (będąca efektem określonych emocji) wpływa na to, z jakimi problemami (również prawnymi) mierzymy się na co dzień.

Prawo to narzędzie, które oczywiście może być pomocne, natomiast na koniec dnia to, co sprawia, że ludzi znajdują porozumienie (lub nie) to odpowiednia postawa emocjonalna i otwartość na dialog. Aby możliwe było porozumienie najpierw musi pojawić się chęć jego znalezienia.

Właśnie dlatego postrzegam umowę jako skutek dobrej komunikacji, swoistą „wisienkę na torcie” relacji biznesowej. Z moich doświadczeń wynika, że umowa to dopiero „trzeci krok”, efekt dobrze zrealizowanych, wcześniejszych etapów:

otwartej komunikacji;
oferty przedstawiającej zasady (warunki) ustalone dzięki otwartej komunikacji.

Jak zawrzeć umowę „w dobrym stylu”?

Krok 1: Komunikacja

Przede wszystkim zadbaj o dobrą, spokojną i rzeczową komunikację ze swoim kontrahentem. Jeżeli jesteś zamawiającym – ustal (najpierw sam ze sobą) czego potrzebujesz i czego oczekujesz od przyjmującego zamówienie (wykonawcy).

Jeżeli jesteś przyjmującym zamówienie (wykonawcą) określ co masz do zaoferowania. Zamawiający (klient) często nie wie czego może od oczekiwać od wykonawcy – warto więc poprowadzić klienta i pomóc mu zadając odpowiednie, naprowadzające pytania lub przedstawiając możliwe ścieżki współpracy. Twoim celem jest możliwie dokładne poznanie klienta i jego potrzeb oraz poinformowanie go w jakim zakresie może liczyć na Twoją pomoc, a w jakim nie. Warto ustalić granice.

Krok 2: Oferta

Kolejnym etapem jest oferta. Często mówię o tym, że jest to jeden z najbardziej niedocenianych elementów negocjacji umowy. Dlaczego? Dlatego, że dobrze przygotowana oferta to połowa sukcesu negocjacyjnego umowy. To w ofercie jest miejsce na to, aby dokładnie określić zakres zamówienia, wysokość wynagrodzenia oraz – co istotne w przypadku pracy twórczej – zakres dyspozycji prawami autorskimi.

Precyzyjna, zrozumiała dla obu stron oferta to podstawa dobrej umowy. Jeżeli Twój klient zaakceptuje ofertę to duża część negocjacji jest już za Tobą. Po zaakceptowanej ofercie dużo szybciej i przyjemniej przeprowadzisz negocjacje umowy, a w konsekwencji – zawrzesz umowę, która będzie bezpieczna dla obu stron.

Zobacz także: Wycena praw autorskich. Jak wyceniać swoją pracę twórczą? Nagranie z webinaru

Krok 3: Umowa (wiesieńka na torcie)

Pamiętaj o otwartości i precyzji wypowiedzi. Upewnij się, że druga strona w taki sam sposób rozumie sformułowania, których używasz. Dobra, otwarta i przyjazna komunikacja na początkowym etapie współpracy to najlepsza podstawa dla przyszłej współpracy, a w konsekwencji – do zawarcia umowy.

Zobacz także: Umowa jako porozumienie i wyraz wzajemnego zaufania

Nie tylko wzór umowy

Jak wykorzystuję wymienione wyżej kroki w mojej codziennej pracy?

W pierwszej kolejności zachęcam klienta do „Kroku 1″ – zbudowania z przyszłym kontrahentem dobrej, budującej, otwartej komunikacji o potrzebach i obawach obu stron przyszłej umowy. Następnie rozmawiam z klientem o „Kroku 2” (pomagam klientowi w przygotowaniu oferty bądź pomagam w analizie oferty przedstawionej przez drugą stronę i jej doprecyzowanie.

Po upewnieniu się, że strony porozumiały się co do zasad przyszłej współpracy, razem z klientem „docieram” do „Kroku 3” – sporządzenia lub wynegocjowania najlepszej wersji umowy.

Przygotowujesz się do zawarcia umowy? Te materiały mogą być dla Ciebie przydatne:

PS. W oparciu o powyższe obserwacje i zdobyte doświadczenie postanowiłam rozszerzyć zakres korzyści, jakie klient otrzymuje sięgając po wzór umowy do sklepu z dokumentami. Wzór umowy to przecież dopiero „Krok 3”. Samo zakupienie dokumentu (wzoru umowy) to zbyt mało aby doprowadzić do zawarcia umowy w dobrym stylu.

Dlatego do najpopularniejszego produktu w sklepie z dokumentami Lookreatywni Law For Creatives: wzoru umowy o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych dodałam nagranie video, podczas którego podpowiadam jak należy komunikować się z kontrahentem, jak prowadzić negocjacje oraz jaką postawę przyjąć, aby zawrzeć umowę w takim kształcie, jaki będzie najlepszy dla obu stron transakcji. Wszystko po to, abyś oprócz wzoru umowy (czyli „Kroku 3) otrzymał_a podpowiedź i wsparcie również przy budowaniu dla „Kroku 1: Komunikacja” oraz „Kroku 2: Oferta”. Trzymam za Ciebie kciuki! 🙂

***

fot.: Pawel Czerwinski on Unsplash

Szukasz porady prawnej online w swojej sprawie? Zapraszam na konsultacje prawne online.