Umowa a emocje czyli co jest potrzebne aby zawrzeć dobrą umowę?

Opublikowano

Kilka dni temu jeden z klientów zwrócił się do mnie z prośbą o przygotowanie umowy regulującej współpracę pomiędzy nim a wykonawcą strony internetowej. Zadanie nie było łatwe. Mój klient nie wiedział co chciałby znaleźć w umowie. Nie wiedział bowiem czego może oczekiwać od wykonawcy. Z kolei druga strona – wykonawca – w ogóle nie widział potrzeby zawierania umowy i rozliczania czasu pracy uznając, że jest to „zbędna papierologia”. Dlaczego o tym piszę? I jak ma się umowa do prawidłowej komunikacji? Zapraszam do lektury.

Zawarcie umowy vs. zawarcie umowy

Po latach pracy jako doradca jestem absolutnie przekonana, że „zawarcie umowy” a „zawarcie dobrej umowy w dobrym stylu” to dwie zupełnie inne rzeczy. Większość z nas traktuje umowy jako zło konieczne lub jako niepotrzebny formalizm. Nie lubimy przechodzić przez tę całą „papierologię”. Nie lubimy ustalać zasad współpracy bo to przecież nic wygodnego. A nuż trafimy na obszar, który będzie problematyczny i który „zepsuje” dobrze zapowiadającą się relację?  Lepiej (bezpieczniej?) uznać umowę za niepotrzebny formalizm i po prostu liczyć na to, że współpraca przebiegnie „dobrze” – bez konieczności zawierania umowy.

Po latach pracy jako doradca jestem absolutnie przekonana, że „zawarcie umowy” a „zawarcie dobrej umowy w dobrym stylu” to dwie zupełnie inne rzeczy.

Dlaczego zawieranie umów jest trudne?

Z moich doświadczeń wynika, że umowy są wyzwaniem dla większości ludzi przede wszystkim dlatego, że dobra umowa jest wynikiem dobrej komunikacji. A z tą ostatnią mamy niemały problem. Zaryzykuję stwierdzenie, że większość sporów moich klientów nigdy nie miałaby miejsca gdyby bohaterzy tych sporów umieli się ze sobą prawidłowo komunikować.

Dlaczego mamy taki problem z komunikacją? Po pierwsze dlatego, że nikt nas jej nie uczy. Nie ma w szkole przedmiotu „komunikacja”. Nikt nie mówi (również nam, prawnikom) jak mówić aby być zrozumianym. A jeżeli już – najczęściej w trudach dnia codziennego i przy okazji wyzwań w życiu zawodowym i prywatnym – poznajemy określone zasady komunikacji to szybko okazuje się, że i to nie wystarczy. Dlaczego? Dlatego, że dobra komunikacja jest efektem określonego stanu psychiczno-emocjonalnego. Otwartej, empatycznej postawy, która jest bardzo trudna do osiągnięcia. To dlatego często w chwilach zupełnej bezsilności zwracamy się po pomoc do prawnika. Potrzebujemy bowiem wsparcia osoby nie tylko z odpowiednią wiedzą ale również z odpowiednim dystansem emocjonalnym do sprawy, z którą się mierzymy. Szukamy osoby, która spojrzy na sprawę z odpowiedniej odległości i zobaczy coś, czego my, patrząc z bliska, nie widzimy.

Niektórzy z Was mogą się zdziwić dlaczego prawnik pisze o właściwej postawie mentalnej, o emocjach i o komunikacji. Pracując od 2013 r. z ludźmi i dla ludzi każdego dnia obserwuję, jak bardzo emocje i stan wewnętrzny, określona postawa życiowa wpływa na to, z jakimi problemami mierzymy się na co dzień. Prawo to narzędzie, które oczywiście może być pomocne, natomiast na koniec dnia to, co sprawia, że ludzi znajdują porozumienie to odpowiednia postawa emocjonalna, otwartość na dialog i porozumienie.

Właśnie dlatego postrzegam umowę jako skutek dobrej komunikacji, swoistą „wisienkę na torcie” relacji biznesowej. Z moich doświadczeń wynika, że umowa to dopiero trzeci krok, efekt dobrze zrealizowanych, wcześniejszych etapów:

  1. otwartej na dialog i porozumienie postawy emocjonalnej;
  2. skutecznej komunikacji.

Jak zawrzeć dobrą umowę w dobrym stylu?

Przede wszystkim zadbaj o dobrą, spokojną i rzeczową komunikację ze swoim kontrahentem. Jeżeli jesteś zamawiającym – ustal (najpierw sam przed sobą) czego potrzebujesz i czego oczekujesz od przyjmującego zamówienie (wykonawcy).

Jeżeli jesteś przyjmującym zamówienie (wykonawcą) określ co masz do zaoferowania. Zamawiający (klient) często nie wie czego może od oczekiwać od wykonawcy – warto więc poprowadzić klienta i pomóc mu zadając odpowiednie, naprowadzające pytania lub przedstawiając możliwe ścieżki współpracy. Twoim celem jest możliwie dokładne poznanie klienta i jego potrzeb.

Kolejnym etapem jest oferta. Często mówię o tym, że jest to jeden z najbardziej niedocenianych elementów negocjacji umowy. Dlaczego? Dlatego, że dobrze przygotowana oferta to połowa sukcesu negocjacyjnego umowy. To w ofercie jest miejsce na to, aby dokładnie określić zakres zamówienia, wysokość wynagrodzenia oraz – co istotne dla obu stron – zakres dyspozycji prawami autorskimi.

Precyzyjna, zrozumiała dla obu stron oferta to podstawa dobrej umowy. Jeżeli Twój klient zaakceptuje ofertę to duża część negocjacji jest już za Tobą. Po zaakceptowanej ofercie dużo szybciej i przyjemniej przeprowadzisz negocjacje umowy, a w konsekwencji – zawrzesz umowę, która będzie bezpieczna dla obu stron.

Pamiętaj o otwartości i precyzji wypowiedzi. Upewnij się, że druga strona w taki sam sposób rozumie sformułowania, których używasz. Dobra, otwarta i przyjazna komunikacja na początkowym etapie współpracy to najlepsza podstawa dla przyszłej współpracy.

PS. Wisienka na torcie

Od dłuższego czasu w ofercie sklepu Lookreatywni Law For Creatives znaleźć można wzory umów. Sam dokument umowy to jednak czasami zbyt mało aby zbudować dobrą relację biznesową. Dlatego do naszych umów dodałam kilkudziesięciominutowe nagranie, w którym podpowiadam jak należy komunikować się z kontrahentem, jak prowadzić negocjacje oraz jaką postawę przyjąć, aby zawrzeć umowę w takim kształcie, jaki będzie najlepszy dla obu stron transakcji. Chodzi o to, aby oprócz punktu „3” klient otrzymał prowadzenie również w dwóch poprzednich, kluczowych etapach zawierania umowy.

Nagranie zostało już dodane do najpopularniejszego produktu w sklepie Lookreatywni Law For Creatives: wzoru umowy o dzieło z przeniesieniem autorskich praw majątkowych. Wszystko po to, aby zawrzeć dobrą umowę w dobrym stylu i zbudować taką relację biznesową, która będzie wartością dla obu stron.

***

Zawierasz umowy? Te materiały mogą być dla Ciebie przydatne: 

fot.: Pawel Czerwinski on Unsplash

Czy wiesz, że Lookreatywni to nie tylko baza wiedzy?

Jesteśmy zaufanym partnerem, który nie tylko doradza i zabezpiecza klienta pod względem prawnym, ale również wspiera go biznesowo.